كيفية كتابة تقرير العمل أمر سهل وبسيط، يرغب الكثير من الأشخاص في معرفة الطريقة الصحيحة لكتابة تقرير العمل نظرًا لأهميته الكبيرة وحاجتهم إليه في كثير من الأحيان، لذلك يجب أن يكون دقيقًا ويحتوي على العديد من النقاط. مرفقات مهمة. حتى يظهر بشكل جيد ومثير للاهتمام، ومن خلال هذا سنتناول النقاش حول كيفية كتابة تقرير العمل.
جدول المحتويات
كيفية كتابة تقرير الأعمال
كتابة التقرير هي عبارة عن صياغة بعض البيانات والمعلومات الأساسية والتي يتم تلخيصها بشكل محدد على شكل نقاط وتمثل أهمية كبيرة بالنسبة للمنظمات، لذلك يجب تنفيذها بدقة، ولكن هناك بعض الخطوات المهمة التي يجب اتباعها لكتابته . تقرير الوظيفة بشكل صحيح ومذكور على النحو التالي:
1- تحديد موضوع التقرير
تعتبر هذه الخطوة هي الخطوة الأولى في كتابة التقرير، لذا يجب عليك أولاً تحديد جميع المعلومات التي يريد الشخص التحدث عنها في التقرير، فهذا يساعدك على تنظيم أفكارك بالطريقة اللازمة وكتابتها بشكل دقيق وبسيط بحيث ويمكن للطرف الآخر فهمها بسهولة، وفي حالة وجود تعليمات أو قواعد محددة للطرف الذي يرسل إليه التقرير، يجب أن يعرفها جيداً.
2- البحث عن المعلومات
يجب عليك البحث عن المعلومات المكتوبة في التقرير من مصادر موثوقة والاستعانة بالكتب الموجودة في المكتبات للعثور على المعلومات التي تريدها. ونظراً للتطور التكنولوجي الذي نعيشه، فإن كافة المعلومات يمكن الحصول عليها من خلال شبكة الإنترنت، ولكن يمكن الاعتماد عليها. مواقع مثل: المواقع الحكومية يجب أن يتم اختيارها بشكل خاص وأن تكون مكتوبة ومنظمة بشكل مناسب، وعند استخدام المعلومات من المصدر يفضل ذكر المرجع.
3- المنهج العام للتقرير
والمقصود بالمنهج العام هو كتابة الأفكار داخل التقرير وينقسم إلى عدة أمور مثل: كتابة قسم وفروع العريضة، كتابة الفقرة على شكل نقاط متسلسلة بحيث يتم عرض الأفكار. بالترتيب وبدون مشاكل، كتابة جمل للأفكار التي يتم التوصل إليها لجعلها أكثر قوة. هناك بعض التقارير تحتاج لبعض المخططات والرسومات فيرجى الانتباه.
4- مشروع التقرير
واستمراراً للحديث عن كيفية كتابة تقرير العمل، يجب كتابة نسخة أولية من التقرير تسمى مسودة، يمكن من خلالها تعديلها وإجراء التغييرات عليها بسهولة حتى الوصول إلى الشكل النهائي الذي يرغب فيه كاتب التقرير. ويفضل اتباع بعض التعليمات مثل:
“صفحة العنوان، حجم الخط، الفهرس، الحواشي، شرح بسيط لمقدمة التقرير، الأهداف، النتائج المحققة، الاستنتاجات والدليل الإعلامي.”
ويجب أن تتضمن النتائج الواردة في التقرير بعض النقاط المهمة مثل: “ما هي النتائج التي تم تحقيقها والجوانب التي تم عرضها ومعايير قياس الأداء وهل جميع الفرضيات التي تم التوصل إليها قد تم مراجعتها والتحقق منها بشكل جيد أم لا” لا”. “.
5- مراجعة التقرير
بمجرد الانتهاء من كتابة التقرير، يجب عليك الاطلاع عليه بالكامل من البداية إلى النهاية وتدقيقه بعناية لأنه قد يكون هناك بعض الأخطاء الإملائية ويجب أن تكون جميع المطالب والأهداف الفعلية مطابقة لما ورد في التقرير. في حالة عدم إمكانية إجراء مراجعة شاملة، يمكنك استخدامها.
وتجدر الإشارة إلى أن المقدمة المكتوبة في بداية التقرير يجب أن تتضمن بعض الأسئلة التي يتم الإجابة عليها لاحقاً في التقرير، مثل: ما هي المشكلة؟ ما هو الغرض من التقرير؟ ما الذي يسبب المشكلة؟ أساليب وعوامل حل المشكلة، من أهم النتائج التي تحققت لأن ذلك يحفز القارئ أكثر على مواصلة قراءة التقرير.
المراحل الأساسية لكتابة التقرير.
وفي سياق الحديث عن كيفية كتابة تقرير العمل، نشير إلى أن هناك عدة مراحل يجب معرفتها واتباعها جيداً لأنها تساعد على كتابة التقرير بشكل صحيح، وتتمثل في النقاط التالية:
- عليك أن تفكر جيداً وتحدد الهدف من كتابة التقرير لأن ذلك يساعد الشخص على الكتابة بشكل صحيح وواضح بعد ذلك.
- بمجرد تحديد الهدف من الموضوع، يجب عليك جمع كافة المعلومات التي يتضمنها، والمساعدة في كتابة التقرير وجعله متوافقاً مع المعلومات التي سيتم تضمينها، لذلك في هذه الحالة يمكن الاستعانة ببعض المراجع التي من خلالها الكثير من المعلومات يمكن الحصول عليها بسهولة.
- عندما ينتهي الشخص من جمع معلوماته، عليه أن يبدأ بتنظيم الأفكار الرئيسية التي سيتضمنها التقرير في البداية، ويمكنه تحديدها على شكل نقاط حتى يمكن عرضها بشكل صحيح ضمن التقرير.
- وبمجرد انتهاء الإنسان من تنظيم أفكاره، عليه أن يبدأ بتحليلها جيداً والتأكد من مصدر صحتها قبل البدء بذكرها في التقرير.
- عند الانتهاء من كل ما سبق، يبدأ كتابة التقرير على شكل مسودة أولية يتم فيها تحديد أهم معاني التقرير وفكرته الأساسية والمعلومات والأدلة التي تم الحصول عليها، ويبدأ في يكون التنسيق بأي طريقة تريدها. وفي النهاية تقوم بمراجعته والتأكد من احتواء التقرير على كافة البيانات اللازمة.
أنواع التقارير
عندما نتحدث عن كيفية كتابة التقرير الوظيفي وجدنا أن هناك أنواع عديدة لكتابة التقرير، وكل نوع يختلف عن الآخر، لذا يجب عليك التعرف عليها جيداً وتتضمن ما يلي:
- التقارير الرسمية: يتضمن في أغلب الأحيان رسالة علمية يتم إرسالها إلى جهة رسمية مختصة، لذا يجب أن يتضمن بعض النقاط المهمة مثل: خطاب الرسالة، ومن خلاله يتم ذكر ملخص بسيط لمحتوى التقرير، صفحة العنوان ، ملخص تنفيذي، فهرس المحتويات المذكورة في التقرير، المقدمة، التقرير، الخاتمة، المراجع، الملاحق.
- تقارير غير رسمية: وينقسم هذا التقرير إلى نوعين، طويل وقصير، ويتضمن بعض العناصر الرئيسية، مثل: مقدمة تتضمن عنوان التقرير ونطاقه والغرض منه، ومحتوى الموضوع وما يغطيه والنتائج. وفي النهاية الخاتمة، وفيها ذكر بعض المسائل التي تم التوصل إليها., لكن التقارير الطويلة تتضمن أشياء أخرى، مثل العناوين الفرعية والجداول والرسوم البيانية.
- تقارير الفحص والصيانة: يتعلق هذا التقرير بفحص وفحص العقارات والمباني ومعرفة حالتها ووصفها وتحديد ما إذا كانت مباني سكنية أم تجارية، ويحتوي على بعض النقاط المهمة مثل: ملخص تنفيذي في البداية، محتوى التقرير والاستنتاجات التي تم التوصل إليها والملاحق.
- تقرير التطور: يتضمن هذا التقرير بعض النقاط المهمة المتعلقة بالعمل مثل: العنوان الرئيسي، ملخص تنفيذي للعمل، مع ذكر حالة العمل والإنجازات التي تم تحقيقها، وفي النهاية ملخص مختصر لما يتضمنه التقرير هو بالإضافة إلى ذلك، تاريخ استحقاق التقرير التالي وما إذا كان سيتم تقديمه خلال أسبوع أو شهر.
- التقارير الدورية: من خلال هذا التقرير يقدم الموظفون بعض البيانات والمعلومات المهمة للمديرين المعنيين، لذا يجب أن يتضمن أشياء مثل: العنوان الرئيسي، نوع التقرير، تاريخ التقديم، هوية كاتب التقرير، القرارات التي تم اتخاذها . والإنجاز الذي تم تحقيقه والأهداف المستقبلية للعمل.
- تقرير السباق: ويتضمن هذا النوع العديد من التقارير المختلفة، مثل: التقارير المحاسبية، والتقارير المالية التنظيمية، والتقارير التسويقية، والعديد من الأنواع الأخرى.
- التقارير العمودية: يتم كتابة هذا النوع من المديرين إلى الموظفين وينتقل إلى كبار المديرين في المنظمة أو من الموظفين إلى المديرين، ومن خلاله يتم معرفة كافة الأمور التي تغطيها المنظمة وكيفية إنجاز العمل.
مميزات كتابة التقارير.
في ضوء الحديث عن كيفية كتابة التقرير الوظيفي، يتضح أن هناك بعض الميزات المهمة التي يجب على كاتب التقرير أن يضعها في الاعتبار لأنها تمثل أهمية كبيرة وتجعل التقرير أكثر دقة وفعالية، وهي كما يلي:
- ويجب أن تكون جميع المعلومات المذكورة دقيقة وصحيحة وموضحة بطلاقة، دون الإفراط في الكلام أو تضليل القارئ.
- يفضل كتابة المعلومات والأمور الهامة بإيجاز دون إطالة حتى لا يمل القارئ ويكتفي بذكر المعلومات القيمة المهمة أثناء القراءة وهذا يمنعه من إكمال قراءته حتى النهاية.
- ويجب أن يكون التقرير مكتوباً بشكل واضح حتى يسهل على القارئ معرفة ما يحتويه ومراعاة جميع شروط التقرير للجهة الصادرة لها.
أهمية تقرير العمل
وفي نطاق الحديث عن كيفية كتابة تقرير العمل، عليك أن تعلم أن لها أهمية كبيرة وتستخدم دائماً في المؤسسات والشركات الكبيرة، ونذكر أهميتها كما يلي:
- يستخدم تقرير العمل كوسيلة للتواصل بين جميع المؤسسات والوحدات الإدارية لنقل كافة المعلومات الهامة.
- يعتمد التقرير على البحث ثم تحليل جميع البيانات التي تم الحصول عليها للتعبير بدقة عن المعلومات الرئيسية في النهاية.
- من خلال التقرير يمكن الحديث عن أكثر من موضوع عمل مهم وتقديمه بطريقة سلسة وبسيطة.
- يساعد المديرين على تعلم أفكار جديدة من الموظفين تساعد على زيادة الإنتاج وجعل العمل أكثر نجاحاً.
- ويمكن استخدامه كوثائق مهمة للرجوع إليها في أي وقت.
- المعلومات والنتائج المحققة في التقرير مكتوبة بطريقة منظمة وبسيطة، مما يسهل على القارئ التعرف على قضايا العمل في وقت قصير وعدم الشعور بالملل أثناء قراءته.
- ومن المفيد معرفة مدى أهمية تحقيق النتائج والأهداف المذكورة في التقرير.
- ومن خلاله يستطيع المسؤولون التعرف على الصعوبات التي يواجهها الموظفون في العمل.
- يمكن استخدام تقرير العمل لوضع خطة لتنفيذ بعض الأمور المهمة في المستقبل والتي ستعود بالنفع على المنظمة بشكل كبير.
نصائح هامة لإعداد التقرير
في ضوء الحديث عن كيفية كتابة تقرير العمل وجدنا أن هناك بعض النصائح المهمة التي سنذكرها والتي يجب معرفتها حتى يتم إعداد التقرير بشكل صحيح، وهي ما يلي:
- قبل كتابة التقرير يجب عليك تحديد الفئة التي سيقدم لها ومدى حاجتك للمعلومات المراد ذكرها.
- ويجب شرح محتوى التقرير بشكل بسيط ومثير للاهتمام حتى يستمر القارئ في إكماله حتى النهاية ولا يمل.
- قبل كتابة المعلومات في التقرير يجب التأكد من دقتها حتى لا يفقد التقرير أهم عنصر وهو المصداقية.
- عند كتابة التقرير الوظيفي يجب أن يكون الكاتب شخصًا محايدًا وموضوعيًا لا يهتم إلا بمصالح الوظيفة ولا يتحيز لأي شخص أو لآرائه الشخصية، ويذكر الأمور المهمة فقط.
- يجب عليك الحفاظ على شكل التقرير ومحاولة جعل المقدمة مثيرة للاهتمام بحيث تجذب القارئ والخاتمة أيضًا حتى يشعر بأهمية التقرير حقًا.
- إذا رغبت في ذلك، يمكنك إضافة جدول رسومي لبعض الأفكار التي يتضمنها التقرير، وهذا يجعل القارئ يفهم المعلومة في وقت قصير.
- تجنب استخدام الرموز الغريبة أثناء إعداد التقرير حتى لا يشعر القارئ بصعوبة في قراءته، لذا يجب أن تكون جميع الكلمات واضحة.
- يجب عليك مراجعة التقرير بعناية والتأكد من عدم وجود أخطاء إملائية بداخله، لأن ذلك قد يؤثر على التقرير ويجعله غير واضح.
- عند مواجهة مشكلة ما في العمل يجب الحرص على تقديم أفضل الحلول التي تساعد على حل المشكلة وعدم تكرارها مرة أخرى.
لتقارير العمل أهمية كبيرة ومن خلالها يمكن تحقيق الكثير من الأمور، لذا يجب كتابتها بشكل صحيح ودقيق لتتمكن من نقل كافة المعلومات والنتائج إلى القارئ بطريقة سلسة، ويجب أن تكون الخطوات معروفة جيداً. مراحل الكتابة.